Pierwsze stanowiska pracy typu hot desking pojawiły się w latach 80. XX wieku i od razu zaczęły cieszyć się ogromną popularnością. Dzisiaj taka aranżacja biur ma jeszcze bardziej istotne znaczenie, szczególnie kiedy w wyniku panującej pandemii koronawirusa praca home office stała się wręcz powszechna. Czy zawsze sprawdza się hot desk? Co to jest i kiedy warto organizować tego rodzaju miejsce pracy biurowej? Szczegóły przedstawiamy poniżej.
Hot desking to tzw. gorące biurka. To idea, zgodnie z którą stanowisko pracy nie jest przypisane do konkretnego pracownika. Zatrudniony zajmuje miejsce, które akurat jest wolne, a po realizacji zawodowych obowiązków zabiera swoje rzeczy i pozostawia biurko wolne, przygotowane do pracy dla kolejnej osoby. Oznacza to, że każdego dnia zatrudniony może pracować na innym stanowisku, nie zawsze to samo biurko będzie na niego czekać. Jeśli myślisz, że hot desk coworking wprowadza chaos, jesteś w dużym błędzie.
Ta opcja jest świetna w nowoczesnych biurach, w ramach wykorzystywania innowacyjnych, mobilnych rozwiązań, kiedy personel pracuje zmianowo albo nie ma wytyczonych konkretnych godzin pracy. Dobrze zorganizowany hot desking daje nie tylko pełen komfort zatrudnionym, ale pozwala równie generować oszczędności finansowe, jakie wiążą się z utrzymaniem stanowisk.
Sprawdź profesjonalne i ergonomiczne krzesła dostępne w naszej ofercie:
Statystyki potwierdzają, że w biurach, które urządzone są w stylu gabinetowym, a każde stanowisko pracy przypisane jest do konkretnego pracownika, każdego dnia nie jest wykorzystywanych nawet 40% takich miejsc. Generuje to ogromne koszty, patrząc chociażby na konieczność wyposażenia stanowisk oraz brak ich eksploatacji. Ekonomiczna opcja, to hot desk, jeśli uwzględnimy specyfikę realizacji zawodowych zadań, zwolnienia chorobowe personelu, ich dni urlopowe, wyjazdy czy spotkania służbowe. Gorące biurka są w takich przypadkach formą najbardziej ergonomiczną.
Do czasu wybuchu pandemii koronawirusa, na polskim rynku pracy swoje zawodowe obowiązki w formie zdalnej wykonywało około 20% zatrudnionych. Dzisiaj jest to nawet 50% personelu i okazuje się, że ten rodzaj pracy dobrze się sprawdza. Co więcej, sami pracodawcy potwierdzają, że system pracy zdalnej nie obniżył efektywności działań kadry, za to korzystnie wpłynął na minimalizację kosztów utrzymania stanowisk. Wszystko to sprowadza się do coraz częstszych planów stałej reorganizacji biur, a hot desk coworking staje się podstawą tych modyfikacji.
Dlaczego gorące biurka sprawdzają się dzisiaj tak dobrze? Oto najważniejsze walory takiej organizacji miejsc pracy:
Aby hot desk mógł działać sprawnie, należy do tej formy przyzwyczaić pracowników, a nawet wdrożyć ich poprzez organizację krótkiego szkolenia. Aby gorące biurka mogły funkcjonować z optymalną wydajnością i przy zachowaniu pełnego komfortu dla pracowników, stanowiska trzeba dokładnie zaplanować. Tutaj liczy się funkcjonalność i ergonomia.
Pamiętajmy także, że hot desking wymaga dyscypliny od zatrudnionych. Przy takich stanowiskach pracy generowana jest ogromna rotacja pracowników, koniecznym jest więc zachowanie porządku oraz higieny. W obecnych czasach wymaga się wręcz sterylności.
Chociaż hot desk zdobywa coraz większą popularność, a pracodawcy, jak i zatrudnieni doceniają liczne zalety takiej aranżacji biura, to należy uwzględnić, że brak przypisanych miejsc pracy dla konkretnych pracowników nie zawsze się sprawdza. Nie jest to rozwiązanie dobre dla przestrzeni biurowej typu open space, w której pracuje duża liczba osób. Brak miejsca realizacji zawodowych obowiązków może w tym przypadku wprowadzać niepotrzebny chaos. Gorące biurka znacznie lepiej sprawdzą się w biurach, w których zorganizowano tzw. przestrzenie strefowe, na przykład dla poszczególnych działów. Te miejsca pracy są też lepsze, kiedy stanowisko pracy jest samodzielne, a obowiązki nie są realizowane zespołowo.
Forma hot desking nie będzie też optymalna dla pracy etatowej, regularnej. Jeśli praca zatrudnionego jest elastyczna, a nawet nie wymaga fizycznej obecności w firmie, brak przypisanego stanowiska jest świetnym rozwiązaniem. Jeśli zaś zawodowe obowiązki muszą być realizowane w siedzibie i jest to typowa praca od 8:00 do 16:00 lepiej zadbać o należyte, stabilne warunku zatrudnienia. Trzeba wziąć pod uwagę, że hot desk to najczęściej puste biurko i krzesło, brakuje tu elementów, które usprawniają pracę. To miejsca wręcz doskonałe, kiedy do realizacji zawodowych obowiązków potrzebny jest jedynie własny laptop.
Szczególną uwagę należy zwrócić na możliwy aspekt rywalizacji. Jeśli gorące biurka zostaną zaaranżowane przy zatrudnieniu zbyt dużej liczby pracowników, może dochodzić do sytuacji, w której nie wszyscy znajdą dogodne miejsce do pracy. Z drugiej strony może to mobilizować personel do przychodzenia do biura jak najwcześniej, by zająć najlepsze biurko.
Podsumowując, hot desking jest dobrą opcją dla firm, które chcą minimalizować koszty zatrudnienia i utrzymania biura, ale tylko wtedy, gdy taki układ odpowiada charakterystyce wykonywanych obowiązków. To system, który sprawdza się w przypadku stanowisk samodzielnych i pracy elastycznej, zaś dla zespołów projektowych nie będzie to efektywne rozwiązanie. Nie da się jednak ukryć, że zmieniający się rynek pracy oraz wdrażanie mobilnych, nowoczesnych technologicznie rozwiązań pozwala stosować gorące biurka już powszechnie i z założoną skutecznością.
Sprawdź szczegóły naszej oferty: https://stilia.pl/oferta-express/
Masz przestrzeń do zaaranżowania? Zapraszamy do kontaktu!
Dopasujemy aranżację do Twoich potrzeb i wizji.
